Ilustrasi Administrasi
Ilustrasi Administrasi

Pengertian Administrasi Beserta Fungsi Dan Tujuan

Posted on

Dalam kehidupan sehari-hari kita sering mendengar istilah administrasi apakah itu sewaktu mengurus surat-surat di lembaga negara, melamar pekerjaan di sebuah perusahaan, mengambil Surat Keterangan dan lain sebagainya. Administrasi itu akan membantu semua proses yang berjalan dalam sebuah organisasi menjadi lebih teratur dan tidak berantakan, sehingga semua orang yang terlibat di dalamnya bekerja atau beraktivitas secara lebih rapi dan efisien.

Ilustrasi Administrasi
Ilustrasi Administrasi

Administrasi merupakan satu bagian penting dalam kehidupan modern, dimana administrasi itu meliputi upaya dan aktivitas yang dilakukan sepenuhnya untuk mencapai tujuan tertentu. Administrasi bisa juga berarti semua aktivitas yang berhubungan dengan teknis ketata-usahaan misalnya kegiatan mengetik, surat menyurat dan lain-lain. Penjelasan selengkapnya tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan administrasi bisa disimak di bawah ini.

 

Pengertian Administrasi Secara Umum

Secara umum, administrasi bisa diartikan sebagai semua proses kerja bersama sama diantara 2 orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan menggunakan semua sumber daya, sarana dan prasarana tertentu dengan sebaik-baiknya. Kata “administrasi” itu sendiri berasal dari kata “administrare” yang diambil dari bahasa Yunani, yang jika diterjemahkan artinya adalah pelayanan atau dalam bahasa Inggris sama dengan “Service.”

Administrasi berhubungan langsung dengan organisasi dan manajemen yang saling berkaitan antara satu dengan yang lain. Di dalam sebuah organisasi sudah pasti ada sistem administrasi untuk mengerjakan tugas-tugas yang mencakup surat-menyurat dan sejenisnya.

 

Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

Berikut pengertian administrasi menurut para ahli baik dari dalam negeri maupun dari luar negeri, khususnya dari negara barat.

1. Soewarno Handayaningrat

Soewarno Handayaningrat mengatakan bahwa “Administrasi yang meliputi catatan, korespondensi, pembukuan ringan, keti-mengetik, sehingga agenda teknis dan administratif.”

2. The Liang Gie

The Liang Gie berpendapat bahwa “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kemitraan untuk mencapai tujuan tertentu”.

Ilustrasi Pengertian Administrasi
Ilustrasi Pengertian Administrasi

3. F. X. Soedjadi

F. X. Soedjadi memberikan definisi tentang administrasi adalah sebagai berikut: “Administrasi adalah kegiatan prosedur usaha-kantor ( mengetik, catatan, menggandakan dan sebagainya).”

4. Simon

Simon mendefinisikan “Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tugas bersama-sama.”

5. W.H. Evans

W.H. Evans mengatakan bahwa definisi administrasi itu adalah “fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan arah semua tahap operasi perusahaan dalam bahan pengolahan informasi, komunikasi, dan memori organisasi.”

6. Leonard D. White

Leonard D. White memberikan pengertian administrasi dengan “proses yang umum di semua upaya kelompok di kedua perusahaan publik atau swasta.”

7. Edwin Robinson

Pendapat dari Edwin Robinson tentang pengertian administrasi adalah “cabang dari manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang efisien, kapan dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan.”

8. Sondang P. Siagian

menurut Sondang P. Siagian, administrasi tersebut adalah “keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.”

9. George Terry

George Terry mengatakan bahwa pengertian administrasi adalh sebagai berikut: “pengendalian, dan pengorganisasian kerja, serta mobilisasi mereka yang menerapkannya untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.”

 

Fungsi Administrasi

Setidaknya terdapat enam fungsi dari administrasi itu dalam sebuah organisasi atau perusahaan atau pun perkantoran. Apa saja keenam fungsi tersebut? Simak selengkapnya berikut ini.

1. Sebagai Penganggaran

Penganggaran yang dimaksud meliputi tugas-tugas seperti berapa uang keluar dan berapa uang masuk, kemudian berapa anggaran untuk operasional dalam kurun waktu tertentu. Mencakup juga perencanaan pencarian sumber anggaran yang diperlukan.

2. Sebagai Pelaporan

Hal-hal yang perlu dibuatkan laporannya misalnya tentang apa saja yang telah dilakukan dalam waktu seharian, mingguan atau bulanan. Pelaporan ini nantinya akan menjadi satu bentuk tanggung jawab dari bagian administrasi.

3. Sebagai Pengkoordinasian

Pengkoordinasian dalam administrasi mencakup kepentingan dari organisasi yang dilakukan dapat bersatu serta bisa sinkron dengan waktu dan tempat.

4. Sebagai Pemberian Bimbingan

Fungsi pemberian bimbingan meliputi pemberian masukan dan saran-saran agar semua proses dalam mencapai tujuan akan berjalan dengan lancar serta memperoleh hasil yang maksimal.

5. Sebagai Pengatur Pengadaan Tenaga Kerja

Tenaga kerja yang dibutuhkan dalam sebuah organisasi ditangani langsung dalam sistem administrasi. Administrasi juga mengatur dan menyesuaikan tenaga kerja yang akan baru diangkat dan tenaga kerja yang akan habis masa tugasnya. Semua yang berhubungan dengan tenaga kerja diorganisir oleh admin sebuah organisasi.

6. Perencanaan

Perencanaan juga merupakan bagian kerja dari administrasi. Administrasi mempunyai peran cukup penting dalam hal perencanaan ini karena merupakan tumpuan dasar untuk kelangsungan pengerjaan rencana yang telah dibuat. Contohnya adalah perencanaan biaya, perencanaan sarana dan prasarana dan lain sebagainya.

 

Tujuan Administrasi

Administrasi mempunyai tujuan secara umum untuk membuat semua rencana tercapai melalui metode yang seefisien mungkin dan bisa memenuhi syarat dari segi ekonomi, psikologis dan teknis. Ekomomis berarti pantas dan sesuai dengan kebutuhan serta tidak membuang-buang anggraran. Berikut lima tujuan administrasi secara lebih spesifik.

1. Membuat laporan yang bisa dipertanggung jawabkan dimana bisa ditandai dengan sebuah laporan yang akurat, selalu terupdate dan yang paling penting relevan dengan kegiatan yang telah dilakukan.

2. Memberikan pelayanan yang efektif kepada pelanggan atau sesama rekan bekerja karena sudah terbentuk sebuah ketata-usahaan yang solid.

3. Akan membantu organisasi dalam pengadaan sumber daya yang baik dan efisien dalam artian tidak membuang-buang anggran pada sesuatu yang mubazir.

4. Bisa memberikan laporan dan catatan yang akan bisa digunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan langsung terhadap urusan administrasi.

5. Bisa mengatur pembiayaan yang sesuai dengan situasi sebenarnya atau kebutuhan yang sesungguhnya.

 

Administrasi Dalam Bisnis

Dalam sebuah bisnis atau usaha yang dijalankan, administrasi mengambil peran sangat penting karena tanpa adanya sebuah administrasi, semua kegiatan akan berjalan tanpa arah yang jelas sebab tidak ada ‘rekaman’ kegiatan yang sedang berjalan. Apa jadinya jika seandainya adalam satu usaha bisnis tidak ada catatan penjualan atau catatan anggaran yang akan dilaksanakan? Pasti akan sangat tidak teratur sekali jadinya.

Nah, dalam sebuah usaha atau bisnis, administrasi itu mempunyai tujuan dan manfaat sebagi berikut:

1. Sebagai sarana untuk mengontrol dan memonitor jalannya usaha sehingga akan mudah mengambil langkah antisipasi kalau ada isyarat kurang baik yang akan terjadi.

2. Petinggi perusahaan atau pemilik usaha akan mudah dalam mengambil kebijaksaan melalui ‘sinyal’ yang diberikan lewat laporan administrasi.

3. Jika suatu saat rekapan kegiatan usaha dibutuhkan, sudah tidak perlu repot-repot lagi menyusunnya karena sudah tersusun dalam laporan bagian administrasi.

4. Pemilik usaha dapat mengukur sejauh mana jalannya perusahaan dan bisa mengambil langkah antisipasi dengan cepat dan efisien.

 

Administrasi yang baik dalam sebuah perusahaan atau organisasi secara tidak langsung akan memudahkan usaha bersangkutan untuk maju karena semuanya seba teratur. Administrasi akan membuat segalanya berjalan sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *